公文格式的依据
党政机关公文格式的执行标准是 GB/T 9704《党政机关公文格式》。名字里的 "GB/T" 表示推荐性国家标准，但在实际工作中，它是一份材料能不能过关的硬门槛。
下面把最常被检查的几项列成对照表。
核心对照表
| 项目 | 要求 |
|---|---|
| 版心尺寸 | 一般 156mm × 225mm |
| 上白边（天头） | 37mm ± 1mm |
| 下白边（地脚） | 35mm ± 1mm |
| 左白边（订口） | 28mm ± 1mm |
| 右白边 | 26mm ± 1mm |
| 正文字体字号 | 三号 仿宋_GB2312 |
| 标题字体字号 | 二号 方正小标宋简体 |
| 行距 | 一般每页 22 行，约 28 磅 |
| 一级标题 | 黑体 三号（如“一、”） |
| 二级标题 | 楷体_GB2312 三号（如“（一）”） |
| 三级标题 | 仿宋_GB2312 三号加粗（如“1.”） |
| 数字与年份 | 阿拉伯数字，年份不能简写 |
注意：不同地区、不同单位可能在国家标准基础上另有具体要求（比如页边距微调、版记格式）。执行前请以本单位的现行规定为准。
最容易出错的五点
1. 字体没装 电脑上没装“仿宋_GB2312"”方正小标宋简体“时，Word 会用替代字体显示。你看到的不一定是打印出来的效果。排版定稿前确认这两款字体已安装。
2. 行距用”多倍行距“代替磅值 标准要求的是”每页 22 行“这个版面效果，用固定值 28 磅最稳妥。用”1.5 倍行距“这类相对值，字号一改版面就乱。
3. 标题层级用回车和空格凑 很多人为了对齐用空格排版，结果别人一改字号全乱。正确做法是使用 Word 的样式，标题层级用内置标题样式标记。
4. 数字全角半角混用 正文中的数字应使用阿拉伯数字；成文日期、发文字号中的数字不能省略。
5. 页码位置 页码一般放在页面底端外侧，单页码居右、双页码居左。
怎么一键套用标准格式
手动逐项设置格式，一份材料要十几分钟，几十份就是几小时。用「公文排版助手」可以一次完成：
- 打开「公文排版助手」
- 选择单个文件，或选择整个文件夹（支持批量）
- 点「开始排版」
软件会自动套用：
- 正文：仿宋_GB2312 三号
- 标题：方正小标宋 二号
- 行距：28 磅
- 页边距：按标准设置
排版前会自动备份原文件，效果不满意可以还原。
内容层面的两步
格式合规之后，还要过内容关：
文档校对：自动检测错别字、用词不当、标点错误、语句不通顺，输出问题清单。这一步能拦下大部分”低级错误“。
结构检查：粘贴文字用「公文格式转换」，自动识别标题层级并按 GB/T 9704 的结构规则整理。
批量发文的场景
如果是一次给多个单位发内容基本相同的通知，用「邮件合并」：
- Word 模板里用
{{单位名称}}、{{收件人}}这样的占位符 - Excel 里放数据
- 一次生成几十份，或合并为一个文档
比手工改 40 遍快得多，也不会漏改。
常见问题
仿宋和仿宋_GB2312 有什么区别？ 仿宋_GB2312 是带国标字库的旧版字体，字面更方正，公文习惯用这一款。系统自带的是”仿宋“。
排版后页码格式不对怎么办？ 页码格式受节（Section）设置影响。如果原文有分节，建议排版后用 Word 的页码功能手动确认一次。
批量排版 100 份要多久？ 格式化操作本身很快，100 份通常在可接受时间内完成，具体取决于文件大小与图片数量。